Inleiding
“Hoe kan ik als ondernemer de inkoopfunctie zo optimaal mogelijk inrichten?” is een vraag die steeds meer aan de orde komt binnen ondernemingen. Zeker is deze tijden van crisis en geopolitieke onduidelijkheden. Het gaat hierbij op de juiste afstemming van inkoop op de business en strategie, een trend die steeds meer in opkomst is. Het toenemende belang is terug te herleiden uit het feit dat deze trend in 2018 nog op plaats zeven stond terwijl deze trend in 2021 naar de tweede plek is gestegen (Consultancy.nl, 2021).
De laatste jaren wordt er steeds meer geïnvesteerd in de professionalisering van de inkoopfunctie. Van oudsher kan er bij de inkoopfunctie gesproken worden van bijziendheid. De inkoopfunctie richt zich louter op kostenbesparingen. De laatste jaren groeit het besef dat de inkoopfunctie anders moet worden ingevuld. De op besparingen gedreven inkoop wordt aan de kant gezet door markt gedreven inkoop. Veelal wordt er door de inkoopfunctie gefocust op de relatie met het management. Markt gedreven inkoop stelt dat er gefocust moet worden op businessmanagement. Hierbij moet de aandacht worden gevestigd op het najagen van businessimpact en marktfocus in plaats van financiële impact en kostenbesparingen.
Bij een centrale inkoopfunctie is de inkoopafdeling meestal verantwoordelijk voor de strategische inkoop. Bij de specificatiefase wordt er door de inkopers beroep gedaan op de interne klanten om zo de behoefte goed te inventariseren. Daarnaast vinden de volgende twee stappen van het inkoopproces, selecteren en contracteren, uitsluitend plaats via de inkoopafdeling (Van Bemmel, Centrale inkoopfunctie, 2021). Bij grote, gedecentraliseerde bedrijven kan blijken dat er te weinig draagvlak is voor een centrale inkoopfunctie, interne gebruikers zouden niet accepteren dat men weinig invloed heeft op de gang van zaken, echter kan dit onbegrip weerlegt worden vanwege de kenmerken van markt gedreven inkoop.
Markt gedreven inkoop
Inkopen is niet meer het van externe bronnen betrekken van alle benodigde goederen en diensten tegen de meest gunstige voorwaarden. Een meer moderne benadering is: Inkopen focust zich op de behoeften van de eindgebruikers door, met nadruk op waarden boven kosten, oplossingsgericht samen te werken met leveranciers en daarmee betere uitkomsten en klantervaringen te bereiken. Dit is een resultaat van de verschuiving van de definitie inkopen, wat leidt tot het belang van centralisatie van de inkoopfunctie, omdat er gefocust wordt op de feitelijke impact voor de markt die bedient wordt en niet op financiële impact.
De kwaliteit van de ingekochte goederen of diensten is voor elke inkoper van groot belang. Binnen elke organisaties gaat het echter toch vaak over het financiële plaatje, terwijl dit niet altijd alles zegt. Zoals veel wordt gespeculeerd leidt de goedkoopste optie vaak tot duurkoop. Dit omdat er voor het goedkopere product en/of dienst, wat uiteindelijk niet voldoet aan de verwachte kwaliteit, een ander product en/of dienst aangeschaft dient te worden. Om deze reden zal kwaliteit een hoger belang dienen te krijgen vanuit zowel de organisatie als de inkoopafdeling. Om betere inzichten te verschaffen in wat waar het beste ingekocht kan worden voor een goede kwaliteit is er een platform ontwikkeld, genaamd “WTP | What’s The Price”. Met het platform kunnen inkopers op elk moment de prijs van hun leverancier bepalen (Hockers, What’s The Price, 2021). Dit platform geeft een kostenprijsoverzicht van elk product en krijg je toegang tot realtime grondstofprijzen van meer dan 1.400 grondstoffen. Hiermee breng de inkoper feiten mee gebaseerd op inzichten in een onderhandeling. Hierdoor gaat het niet om hoeveel een product of dienst kost, maar gaat het over wat de prijs is. Op deze manier dwingt de inkoper de leverancier in een andere positie; “Door kennis en inzichten krijg je totaal andere uitkomsten van een onderhandeling” (Driessen, 2021). De inkoper krijgt door dit systeem toegang tot de “one-pager” die de leverancier nooit wilde delen. Hierbij kan gedacht worden aan de kostprijs, de opbouw, de ontwikkelingen en de marges. Dit is interessant omdat de prijs veelal bepaald wordt door 50% van de grondstofkosten.
Ontwikkelingen in de wereld voegen interessante thema’s toe aan de strategische inkoopagenda. Een van die thema’s is het thema duurzaamheid. Binnen de inkoopwereld is duurzaamheid in de afgelopen jaren een steeds vaker terugkomend thema geworden. Om als onderneming het goed te doen op het gebied van duurzaamheid moet dit thema in een vroeg stadium van het inkoopproces betrokken worden. De komende jaren zal duurzaamheid fundamentele veranderingen teweegbrengen in onder andere supply chains en kostprijzen. Daarop anticiperen is een echte uitdaging voor inkoop én is van strategisch belang (Rietveld G. , Het nieuwe inkoopparadigma in een notendop, 2021).
Met het oog op duurzaamheid komen ook de voordelen van een centrale inkoopfunctie naar voren. Een van deze voordelen is de bundeling van inkoopvolumes. Met de bundeling van inkoopvolumes kunnen transportbewegingen verminderd worden, wat van positief belang is voor duurzaamheid. Een centrale inkoopfunctie maakt het mogelijk om in te spelen op de hedendaagse duurzaamheidsthema. Bij een centrale inkoopfunctie wordt er gewerkt vanuit universele inkoopvoorwaarden.
Worden de positieve aspecten van decentrale inkoop tenietgedaan?
Bij het decentraliseren van de inkoopfunctie koopt elke afdeling, vestiging of business-unit zelf in op tactisch en operationeel niveau. Deze afdelingen selecteren zelf de leveranciers, bespreken de voorwaarden en afspraken en bewaken de contracten geheel zelf per afdeling. Dit zorgt voor draagvlak binnen de organisatie, omdat er een verantwoordelijkheid wordt gevoeld bij het inkopen en bestellen terwijl er bij een centrale inkoopfunctie weinig of geen draagvlak is (Pianoo, 2021). Bij de centrale inkoopfunctie zijn de tevreden interne gebruikers, zoals bedrijfsafdelingen, essentieel. Bij een decentrale inkoopfunctie hebben de interne gebruikers direct invloed op de naleving van de inkoopprocessen terwijl bij de centrale inkoopfunctie vaak niet geaccepteerd wordt dat de interne gebruikers minder invloed krijgen waardoor markt gedreven inkoop niet wordt beaamt. Bij decentrale inkoop is er juist wel veel invloed in het inkoopproces waardoor er rekening gehouden kan worden met specifieke omstandigheden en sneller ingespeeld kan worden op veranderingen binnen een afdeling. Waarom is centralisatie dan toch een voorwaarde voor een succesvolle onderneming?
De inkoopafdeling is toch beter ingericht met centralisatie
Bij de centrale inkoopfunctie is de afdeling verantwoordelijk voor de strategische inkoop, wat verschillende kansen met zich meebrengt. De centrale organisatie is niet alleen bezig met inkoopafdeling anders te positioneren, maar zorgt ook voor markt gedreven inkoop waarbij de leveranciers een bijdrage leveren aan de organisatiedoelstellingen. De decentrale inkopers zijn alleen bezig met de behoeften van de afdeling die op dat moment nodig zijn om de organisatie van producten en diensten te voorzien. Met centrale inkoop kan er meer inzicht getoond worden in de klantenbehoeften door de klanteis in kaart te brengen, kritieke prestatie indicatoren op te stellen en de inkoop en business strategie te koppelen voor betere resultaten en uitkomt van het behalen van de bedrijfsdoelstellingen.
Het belang van een goede inkoopstrategie is breder en ondanks dat dit vakgebied bij sommige ondernemingen nog wordt onderschat, kan inkoop waarde toevoegen op heel veel gebieden. De gestroomlijnde inkoopprocessen en partnerships spelen een belangrijke rol binnen het gehele bedrijfsproces. Door de inkopers in strategische posities neer te zetten worden de kostenverminderingen gerealiseerd en kan de organisatie de concurrentiepositie verstevigen. Nu de relevantie van inkoop wordt erkend, moeten bedrijven hun inkoopstrategie erop aan passen om zo de doelen te behalen en de waarden van het bedrijf in de praktijk te brengen. De inkoper met alleen maar focus voor de laagste prijs, is niet meer van deze tijd (Benedictus, 2021).
Tot slot
Concluderend kan met stellen dat een centrale inkoopfunctie wenselijk is voor het succesvol kunnen implementeren van markt gedreven inkoop en daarbij het waarborgen van een succesvolle inkoopafdeling.”. Deze conclusie is onderbouwd aan de hand van meerdere argumenten.
- Het eerste argument is de beperking in het groeien van de inkoopfunctie als er geen markt focus is.
- Ten tweede zal inkoop de eigen organisatie nooit schade aanbrengen, goedkoop is namelijk geen duurkoop. Sturen op besparingen levert maar tijdelijk voordeel op.
- Het derde argument heeft betrekking op duurzaamheid, het komt namelijk beter tot uiting bij een centrale inkoopfunctie. Het duurzaam inkopen moet er vanaf het begin bij betrokken worden en vervolgens gewaarborgd worden binnen de inkoopvoorwaarden die worden aangehouden binnen een centrale inkoopfunctie.
Ook heeft een decentrale inkoop op zijn manier voordelen, maar die wegen zeker niet op tegen de centrale inkoop. Centralisatie is een pré voor strategische inkoop, business gedreven inkoop en kan veel inkoopwaarde toevoegen. Een gecentraliseerde inkoop gaat tegenwoordig niet meer alleen over de grootste volumes tegen de laagste prijs, het gaat erover om de kracht van de organisatie juist te gebruiken en zo de doelen te behalen en waarden toe te voegen.