Veel organisaties hebben het tegenwoordig in het corona-tijdperk enorm zwaar. Veel organisaties zitten op hun reserves of hebben hun faillissement aangevraagd. Je zou maar net met goed vertrouwen een eigen onderneming hebben opgericht in een branche die zwaar wordt getroffen door de corona-crisis. Natuurlijk zakt de moed je dan wel eens in je schoenen, maar in plaats van de moed te verliezen zijn er ook mogelijkheden om je organisatie zo soepel mogelijk door de crisis te laten verlopen. Eén van de grootste kostenposten voor vele organisaties zijn inkopen van goederen en diensten voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Hier is in veel gevallen een grote slag te slaan, daarom moeten organisaties de toegevoegde waarde van inkoop meer gaan inzien.
Verbeteren door samenwerken
Als eerste is er op het gebied van duurzaam inkopen nog ontzettend veel te verbeteren. Volgens toonaangevend onderzoek kan er tot wel 60 procent gespaard worden door duurzaam in te kopen, zo blijkt uit een studie naar maatschappelijk verantwoord ondernemen. De prijzen van vele grondstoffen blijven in veel gevallen stijgen, door hier milieubewust naar te kijken zullen vele bedrijfskosten gereduceerd kunnen worden. Ook kan er door hergebruik fors bespaard worden. Vele materialen kunnen immers meerdere keren gebruikt, waardoor ze niet opnieuw aangeschaft dienen te worden. Om op een duurzame manier in te kopen moet de kracht van de inkoopfunctie meer benut worden. Echter kan een bedrijf niet in z’n eentje een duurzame en succesvolle samenwerking realiseren. Een duurzame samenwerking met leveranciers zal investeringen vergen van de organisaties Daarnaast wordt benadrukt dat organisaties met een duurzaam inkoopbeleid niet alleen op financieel gebied de voordelen naar voren zien komen, maar levert het ook concurrentievoordelen op en zal de samenwerking met leveranciers verbeterd worden.
Ten tweede wordt de toegevoegde waarde van het goed inkopen voor een organisatie erg onderschat. Zo ook binnen de zorg instellingen in Nederland. Inkoop is voor veel bedrijven van strategisch belang, om de strategie uit te kunnen voeren, om doelen te behalen en om de waarden van het bedrijf in praktijk te brengen. Daarbij is de focus van inkoop de afgelopen jaren verschoven van het denken in ‘prijs’ naar ‘risico’ naar ‘waarde’.
Er een duidelijk trend te zien dat de functie van een zorg inkoper aan het veranderen is. Hoe het vroeger meer een ouderwetse klant-leveranciers relatie had met de leveranciers lijkt de samenwerking nu meer op een partnership. Dit is goed voor zowel de zorg instelling als de leverancier. Trajecten en processen kunnen nauwkeurig op elkaar afgesteld worden en er kan op deze manier voor beide partijen kosten bespaard worden. Hierdoor wordt de TCO verlaagt wat voor beide partijen aantrekkelijk is.
Contract- en leveranciersmanagement
Kijkend naar contract en leveranciersmanagement heeft inkoop zeker veel toegevoegde waarde. Contract en leveranciersmanagement levert uiteindelijk wel op dat de inkoop efficiënter verloopt, wat er dus voor zorgt dat het opstellen van een goed contract en het controleren van de leveranciers op dit contract de primaire factor is. Hieruit ontstaan aanvullende de voordelen voor inkoop. Daarnaast zorgt contractmanagement voor minder risico’s en helpt het de resultaten van de leveranciers te verbeteren, wat weer zorgt voor minder onnodige faalkosten en continuïteit van levering. Door bedrijven in te laten zien waar contract- en leveranciersmanagement toe kan leiden, zal dit voor bedrijven meer toegevoegde waarde creëren dan alleen de focus op de inkoop. Dit komt omdat contract- en leveranciersmanagement meer oplevert dan alleen een goede inkoop, het zorgt namelijk ook voor een goede samenwerking met de leveranciers en het verbeteren van de resultaten.
Contractmanagement heeft verschillende fasen, die er samen voor zorgen dat de afspraken gemaakt en nagekomen worden. Naast contractmanagement is er namelijk ook nog contractbeheer en contractbewaking. Bij contractbeheer wordt ervoor gezorgd dat de juiste informatie op de juiste tijd op de juiste plaats is. Bij contractbewaking wordt er gekeken naar of de afspraken na worden gekomen, er wordt zowel naar de leverancier als naar de eigen organisatie gekeken. Door deze stappen te volgen kan een bedrijf ervoor zorgen dat er minder risico’s zijn, zorgt het voor kostenbewaking en- reductie en wordt het inkoopbeleid ondersteund. De focus hoeft dus niet direct op de inkoop te liggen, maar komt daar vanzelf als contract- en leveranciersmanagement van primair belang is.
Europees Aanbesteden
Een ander focuspunt is dat het internationaal aanbesteden in Europa verschillende voordelen met zich meebrengt. Bij het Europese aanbesteden ligt de essentie bij het aanbieden van opdrachten aan bedrijven binnen de Europese Unie. Daarbij wordt een competitieve markt gestimuleerd waar alle bedrijven een offerte mogen sturen waar de opdrachtgever uiteindelijk tot een keuze zal komen. Hierbij wordt vaak de afweging gemaakt tussen een lage prijs en hoge kwaliteit. Het verschilt per product en per opdrachtgever. Europees aanbesteden is al sinds het begin van de Europese Unie een verplichting in alle EU-landen om vennootschap over de grenzen te bevorderen.
Het aanbesteden op Europees niveau is een verplichting voor verschillende sectoren. De bouw van infrastructuur, ook bij private bedrijven zoals Schiphol en ProRail. Daarnaast moeten scholen ook aan Europees aanbesteden doen om hun staatsbudget op niveau te houden. Deze private bedrijven kunnen ook enorme voordelen uit het aanbesteden halen omdat met dit concept echt alle concurrentie bij een project betrokken wordt.
Tot slot
Al met al is er te concluderen dat het belang van inkoop erg belangrijk is. Door duurzaam in te kopen kan er tot 60% bespaard worden voor een organisatie. Dit kan gerealiseerd worden door de grondstoffen duurzaam in te kopen en hergebruik te stimuleren. Daarnaast is de focus van inkoop de afgelopen jaren verschoven van ‘prijs’ naar ‘risico’ naar ‘waarde’. Dit gebeurt ook in de zorg. Er kan milieubewust ingekocht worden wat ook nog een kostenbesparende functie heeft. Echter is de inkoop van minder belang bij het contract-leveranciers management. Hier gaat het vooral om het onderhouden van contacten met de leveranciers. Tot slot neem het internationaal aanbesteden in Europa verschillende voordelen met zich mee. Door het te verdelen van opdrachten onder Europese bedrijven wordt de competitieve markt gestimuleerd. Het Europese aanbesteden is sinds het begin van de Europese unie verplicht.