‘Focus op kosten resulteert in lagere kwaliteit, maar focus op kwaliteit levert lagere kosten’. Het inkoopvak met de klassieke inkopers is ontstaan doordat kostenbesparingen bij bestuurders een prioriteit werd. Inkoop werd hierdoor één van de belangrijkste functies, maar dit is gestagneerd en de inkoopafdeling is steeds minder populair in organisaties. Kwaliteit wordt daarentegen steeds belangrijker bij iedere afdeling, de klant betaald overigens alleen voor wat zij als toegevoegde waarde zien.
Daarom ook de volgende stelling: ‘Inkopers kunnen alleen succesvol zijn als ze kwaliteit prioriteren’.
Toegevoegde waarde
Als eerste richten bedrijven zich tegenwoordig op waarde creëren in plaats van waarde ontlenen (Nevi, 2019). Waarde is waar de klant tijd en geld voor over heeft. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit duurzame grondstoffen, snelle levering of goede kwaliteit van de producten of diensten. Bij het onderdeel kwaliteit speelt de afdeling inkoop een grote rol, inkopers zorgen voor goede relaties met de juiste leveranciers. Ook hebben ze een grote invloed wat er waar wordt ingekocht en kunnen ze ervoor zorgen dat dit aansluit op de algehele bedrijfsstrategie. De klant bepaalt dus wat de waarde is van een product of dienst, customer intimacy is dan ook een strategie die veel organisaties hanteren. Inkoop moet zich hier dan ook op focussen bij het selecteren en contracteren van leveranciers om de beste kwaliteit voor de klanten te garanderen.
Levering aan klanten is een prioriteit
Bedrijven zijn niet altijd in de mogelijkheid om kwaliteit te garanderen door de veranderingen in de markt. Wat hoor je in het nieuws? Door de als maar groeiende vraag en de coronacrisis zijn de grondstoffen van veel producten erg schaars en duur geworden; de houtprijzen zijn gestegen sinds begin 2021 met 87%, de ijzer-prijzen met 22% en de koperprijzen met 28%. Dit zijn alleen al de stijgingen van de grondstofprijzen, boven op deze stijging komen vaak ook nog de transportkosten. Deze stijgen mede door schaarste ook extreem hard, de containerprijzen zijn al met 500% gestegen.
Hierdoor kiezen bedrijven om de kwaliteit van de producten lager in het vaandel te zetten en meer te kijken naar de zekerheid van de toelevering. Nee-verkopen of producten niet kunnen leveren is veel schadelijker voor het bedrijf, zowel voor hun imago als de omzet. Veel bedrijven kiezen dan voor producten met een lagere kwaliteit of voor producten die dichter bij huis in te kopen zijn. Zolang de producten maar aan klanten geleverd kunnen worden, de hogere prijzen voor slechtere kwaliteit producten nemen ze dan maar voor lief. Maar bedrijven zouden een lage kwaliteit niet moeten accepteren, klanten betalen namelijk voor een kwalitatief goed product. Wanneer de strategie gericht is op de klant is het van belang om ook transparant te zijn tegenover de klant. Door producten met een lagere kwaliteit te leveren onder dezelfde voorwaarden is niet transparant, ook al zijn ze hierdoor op tijd met leveren. Bedrijven liegen klanten dan voor, waardoor ze het risico lopen deze klanten te verliezen aan de concurrent. Waar ook rekening mee moet worden gehouden is dat klanten meeleven met bedrijven sinds de coronacrisis, zolang er maar gecommuniceerd wordt. Kwaliteit moet dus ondanks de veranderingen in de markt een prioriteit blijven.
Duurzaamheid
Als tweede is innovatie en duurzaamheid steeds hoger op de agenda gekomen van organisaties. Het merendeel van de waarde creatie is afkomstig van leveranciers, dit betekent dan ook dat innovatie en duurzaamheid grotendeels uit de toeleverketen komen (Nevi, 2019). Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI), ook wel duurzaam inkopen, betekent dat er naast de gebruikelijke aspecten ook gelet wordt op de milieu en sociale aspecten van de inkoop. Niet alleen organisaties vinden duurzaamheid steeds belangrijker worden, ook bij consumenten is dit vaak een eis.
Door maatschappelijk verantwoord in te kopen wordt de kwaliteit van een product, in de ogen van de klant, hoger.
Prijs boven kwaliteit
Zoals vaker vernoemd gaat kwaliteit boven prijs. Hier is de kwaliteit dus belangrijker dan de prijs en doet de prijs er zelfs niet zo toe. Kwaliteit is zeker belangrijk, alleen is kwaliteit vaak te duur, omdat het simpel weg niet waard is. Producten van kwaliteit hebben namelijk ook een geldwaarde en met What’s The Price software (gericht op ‘should cost’-methodes) kan je dit binnen 5 minuten uitrekenen (WTP Buynamics, 2020). Een onderhandeling zal nu niet meer uitlopen op wat een gek ervoor geeft, maar een onderhandeling wordt geschat op kostprijs en de waarde van het product.
Ook wanneer er gekeken wordt naar de inkoopagenda van Nevi, is minder kosten de eerste bedrijfsdoelstelling op lijst van de business drivers van nu en derde op de lijst van business drivers van de toekomst. In beide lijsten staat minderkosten (prijs) hoger dan meer kwaliteit (Nevi, 2019).
Echter is het voor een bedrijf belangrijk om zichzelf te onderscheiden van de concurrentie. Het onderscheiden op prijs is bijna niet mogelijk. Onderscheiden op kwaliteit is iets waar zeker kansen liggen. Een inkoper zal kwaliteit dus hoog op zijn lijstje moeten hebben staan, wil het bedrijf de concurrentie voor blijven en de klant van extra’s bieden.
Vertrouwen
Als laatste is het de kunst van inkopers om beide partijen in elkaars kracht te laten, zodat de doelstellingen van beide partijen bereikt worden. Bij traditioneel opdrachtgeverschap staan de partijen, opdrachtgever en leverancier, vooral tegenover elkaar en onderhandelen ze op prijs. Bovendien bedenken opdrachtgevers vaak zelf de oplossing en schrijven die vervolgens voor aan de leverancier. Daardoor staan de leveranciers niet in zijn kracht van hun expertise. Zo worden leveranciers ook gedwongen tot het leveren van minder kwaliteit en kunnen ze niet altijd de meest optimale oplossing leveren. Er ontstaat dan snel een vechtrelatie, omdat de oplossing niet blijkt te werken. Zo ontstaat er voor beide partijen meer werk en kosten. Ook blijft de kwaliteit achterwege bij de verwachtingen, doordat innovatie niet mogelijk is. Dit kan doorbroken worden als de inkoper de opdracht en de context goed schetst, het gewenste eindresultaat te benoemt en de leverancier de vrijheid te geeft daarover na te denken. Door het vertrouwen als inkoper te hebben in de leveranciers, komt het de kwaliteit ten goede.
Kortom inkopers kunnen alleen succesvol zijn als ze de kwaliteit van een product prioriteren. Dit komt doordat de klant de waarde van een product bepaalt. Maatschappelijk verantwoord inkopen is hierbij van groot belang, net als het selecteren en contracteren van de juiste leveranciers. Door deze leveranciers in hun waarde te laten en alleen het eindresultaat af te spreken wordt de kwaliteit van de geleverde producten en diensten hoger. Wel moet er rekening gehouden worden met de veranderingen in de markt en de geldwaarde van de producten of diensten. Maar zoals zo vaak wordt beaamd, focus op de kwaliteit leidt tot lagere kosten. Hierdoor kunnen de veranderingen in de markt en de hoge prijzen opgevangen worden door de organisatie en de focus op kwaliteit blijven.