Inkoopmanagement bestaat uit managen van alle inkopen van een organisatie, met als doel optimaal bij te dragen aan de organisatiedoestellingen. Steeds vaker wordt er van inkopers bij middelgrote bedrijven een actief management van leveranciersrelaties verwacht. Krachtige resultaatsgerichtheid richting de leverancier is belangrijk. Aan de andere kant verwacht de klant steeds meer van het te leveren product of dienst, en dit alles voor liefst een lagere prijs. Steeds vaker zijn inkopers bezig met kwaliteitsverbeteringen, duurzaamheid, kostenreducties en doorlooptijdverkorting.
Inkoopmanagement
Taken die verbonden zijn aan inkoopmanagement hebben betrekking op analyseren, plannen en beheersing van activiteiten die ingericht zijn op het ontwikkelen en onderhouden van relaties met de leveranciersmarkt. De gehele toeleveringsketen is tegenwoordig het terrein van de moderne inkoper. De inkoper speelt een belangrijke factor met betrekking tot het beïnvloeden van de toeleveringsketen. De vraag is vaak erg dynamisch. Voor organisaties is het van cruciaal belang om op een juiste manier hierop in te spelen. Hiervoor zijn niet de individuele prestaties van de organisatie van belang, maar die van de gehele supply chain. De prestaties moeten omhoog bij de afdeling inkoop. De focus van inkoop is gericht op het begrijpen wat de behoeften zijn van de organisatie en het bieden van ondersteuning bij het zoeken naar de beste leverancier(s). Inkoop heeft een belangrijke taak met betrekking tot het terugdringen van verspillingen, ook in relatie tot de leveranciers. Een goede inkoopafdeling kent de doelstellingen van de organisatie onderhoudt goede relaties met alle afdelingen. Inefficiënt werken in relatie tot de leveranciers wordt door een goede inkoper herkend. Het komt nog steeds veel voor dat het bij MKB de functie van inkoper een “ondergeschoven kindje” is. Het ontbreekt dan aan helder inkoopbeleid en werkafspraken. Inkoopbeleid houdt in dat je als bedrijf bepaalde afspraken vastlegt om zo tegen de meeste gunstige voorwaarden en tarieven producten en diensten in te kopen. Deze producten of diensten kunnen voordelig ingekocht worden dankzij langdurige leverancierscontracten. De meeste inkopende organisaties hebben een eigen inkoopbeleid met ieder hun eigen uitgangspunten. Dit kunnen economische, sociale en maatschappelijke punten zijn.
Belang van Leverancier diversiteit
Het belang van leverancier diversiteit is bij elk bedrijf anders. Het inkoopportfolio van Kraljic toont aan per product wat de financiële risico’s en toeleveringsrisico’s zijn. Bij hefboomproducten heeft het bedrijf een sterke positie en zijn er meerdere leveranciers beschikbaar, hierdoor kan het bedrijf snel switchen of meerdere leveranciers inschakelen. Bij strategische producten is de kostprijs belangrijk en zijn er weinig leveranciers die deze producten kunnen leveren. Hier zal dan vaak ook maar één leverancier zijn voor de lange termijn. Bij de routine producten zijn de producten eenvoudig verkrijgbaar en zijn er veel leveranciers. Bij deze producten heeft het bedrijf de meeste invloed op eisen zoals levertijd, prijs en leverbetrouwbaarheid. Anno 2021 zijn de drie P’s zeer belangrijk. De drie P’s zijn People, Planet en Profit. “People” hecht waarde aan de mensen, dieren en het milieu. Dit zijn de mensen die zorgen voor gelijke kansen en de juiste keuzes binnen duurzaamheid. Bij de “Planet” wordt er rekening gehouden met de planeet. Waar kopen we in en welke invloed heeft dit op de planeet. Een goed voorbeeld hiervan is de CO2-uitstoot verminderen of recyclen van producten. De laatste P is “Profit”, bedrijven zijn gebaad bij het maken van winsten. Bij deze winsten wordt er bij de drie P’s een gezond balans gezocht waarbij de handelen in lijn staat met de duurzaamheid. Voor een keuze van leveranciers is het voor elk bedrijf anders. Door het gebruik van leveranciers diversiteit kunnen er meerdere keuzes gemaakt worden welke leverancier het beste past binnen het inkoopbeleid en de bedrijfsdoelstellingen. Zorg er dan ook voor dat er voldoende leveranciersdiversiteit is.
Diversiteit binnen de eigen organisatie
Diversiteit binnen de eigen organisatie helpt de organisatie om meer strategische relaties met leveranciers op te bouwen. Doordat er door middel van diversiteit van leveranciers meerdere kanalen worden gebruikt voor de inkoop van goederen en diensten, biedt dit mogelijkheid om meer informatie te winnen en prijzen te verlagen. Zo kan er naar alternatieven gezocht worden binnen het eigen leveranciersbestand. Concurrentie in de markt kan leiden tot noodgedwongen lagere inkoopprijzen. Op het moment er continu gebruik wordt gemaakt van dezelfde leveranciers zonder enige diversiteit, kan het lastig worden om creatieve oplossingen te vinden die bijdragen aan de kwaliteit en de prijs van het product of dienst dat ingekocht wordt.
Leveranciersrelatie als competitief voordeel
Als bedrijf kan je niet overal gaan shoppen en wil je meerdere keuzes hebben bij verschillende leveranciers, maar daarnaast wil je ook de leveranciersrelatie op orde hebben. Elke opdracht is verschillend en zo kan de ene leverancier beter zijn dan de andere leverancier. De relatie met een leverancier is een belangrijk aspect voor een inkoper. Een goede relatie met een leverancier resulteert erin dat je net iets meer kunt verwachten van een overeenkomst. Dit zorgt voor extra toegevoegde waarde aan het product of de service. Maar ook meer informatie, een betere kwaliteit van het product of verhoogde leveringsbetrouwbaarheid. Door samenwerkingen aan te gaan met een diversiteit aan leveranciers die de producten leveren op de markt kunnen er verschillende voordelen worden behaald, waaronder ook het verhogen van de leverbetrouwbaarheid. Inkoop binnen een organisatie is een grote bepalende factor voor het eindresultaat van het bedrijf. Inkoop verlagen en servicegraad verhogen is voor elk bedrijf een uitdaging en vaak noodzakelijk voor het voortbestaan. Hierbij is een goede relatie met meerdere (vergelijkbare) leveranciers onontbeerlijk. Het is belangrijk dat er de beschikking is over verschillende leveranciers binnen het netwerk en hieruit langere relaties kunnen voortvloeien.